全国キャラバン2019【札幌】

かつては多い月には500枚弱の支払手形を発行し、手形の印刷、捺印、郵送に加え、発行後の領収書の返送確認や期日管理も大変だった。手形に代わる支払手段を検討していたところに、手形の盗難に遭った取引会社が謝罪と事情説明に来社され、応対した際に我が身の如く感じ入るところがあった弊社の社長から、自社だけではなく取引先にまでリスクを負わせる手形決済に関し、早急に改善できる方策を提案するよう指示され、でんさい導入へ一気に進み始めた。
まず導入計画を練り、２か月程度でシステムや取扱金融機関を選定し、５か月後に運用開始できるように目標を設定した。時間を要すると考えた取引先への説明と変更依頼については、取引先の資本金と取引回数とで優先順位を付けてＡ・Ｂ・Ｃの３グループに分け、案内文書の郵送、返送書類の確認、覚書の締結をグループごとに１か月ずつずらして実施し、業務の繁忙を回避した。また、各営業所がでんさいを理解し、取引先に周知できるよう、概要説明や処理マニュアルも作成した。
導入時に最も苦労した点は３つ。１つ目は既存の会計システムからでんさいの支払データ作成であり、会計ソフトのバージョンアップで対処可能ではあったが、費用面で難しかったため、社内の協力を得て、マイクロソフト社Accessを利用して対処した。２つ目は取引先への対応で、企業規模から導入が早期に実現可能であろう企業を優先するとともに、振込支払の上限、サイト、仕入割引などの支払条件も併せて見直すことで対処した。３つ目はエラーの発生で、当時は発生原因の究明が大変だったが、現在ではシステムが改善され、エラーの発生原因の究明は、問題なくなっている。
導入による効果として、当初目論んでいたコストおよび作業量の削減を実現できた。支払金額に占める手形の割合が1/5に、発行枚数は年間230枚と1/10に、それぞれ減少したことで年間約94万円のコストを削減でき、複数人で１日かかっていた作業が１時間弱で終了可能となった。なお、現在でも手形とでんさいの二重作業が必要であるが、作業量とリスクの削減効果はそれを大きく上回ることを、二重作業を懸念される方に申しあげたい。
今後の課題は、手形の完全廃止であり取引先に対して継続的に依頼していくが、一企業の努力では実現は難しいため、金融機関様には、企業が導入できない原因の解決に向け、親身に取り組んでいただきたい。